スポーツ現場での個人情報は取り扱いに注意しよう！ルール3つ

個人情報保護法の規制範囲

ネットが発達した現代では、スポーツ団体などの団体管理やチーム連絡も大変便利になりました。
スポーツ指導者の多くのみなさんも表計算ソフトやアプリなどを利用しているのではないでしょうか。

ですが、これらのツールは便利な反面、扱いに方によっては問題を起こしてしまう危険もあるので注意が必要です。
その危険性を指導者はしっかりと理解して個人情報を取り扱うようにしないといけません。
もし、自分が所属するスポーツ団体について、商売を目的にしていないし個人情報の数も少ない、法人でもないから関係ないと思っている指導者の方がいたらそれはとても危険と言えます。

個人情報保護法は、営利・非営利、情報の数、法人かどうかに関わらず規律を及ぼします。
団体管理に必要だからと言って集めた個人情報を整理して安易に検索できるようにした場合、それを活用している個人や団体は全て個人情報保護法が適応されます。

集めた個人情報をチーム内の名簿として活用している場合だけではありません。
指導者が選手の管理用に氏名や選手情報などをまとめている場合や連絡網としてメールのアドレス帳を使っている場合なども適応になります。
万一、個人情報が漏れてしまった場合、プライバシー侵害による損害賠償を受けることもあります。

指導者やチームを管理する方は、基本的に個人情報保護法の規律を受けると考えて、個人情報の取り扱いには注意する必要があります。
個人情報を取り扱う時のルールを理解しておきましょう。

個人情報を取り扱う時のルール3つ

個人情報とは、生きている人に関する情報であり、特定の個人を識別できるものを指しています。
典型的なのが氏名になります。
他にも住所や電話番号、メールアドレスなどの単体の情報でも他の情報と併せることで個人が特定できる場合は、全て個人情報になります。

また、既にメディアなどで公表されている情報でも保護の対象とされています。
手元に保管してある個人情報を当人に無断で第三者に教えることはできません。
紙に書いて渡すだけでなく、メールや音声などのデータも含まれるので注意しましょう。

ルール1個人情報の取得につて

個人情報を取得する時は、情報を取得する目的とその利用方法を具体的に提示するようにしましょう。
目的を事前に本人や保護者に通知をして公表しておく必要があります。
事前に特定した利用目的以外で利用する場合は、原則として本人や保護者の同意が必要になります。

ルール2情報提供について

個人情報を第三者に提供をする場合、原則として本人の同意が必要になります。
12～15歳以下の子供については、法定代理人などから同意を得る必要があるとされています。
同意が不要なのは、警察や医療機関から照会を受けたり災害発生時の安否確認などに限られます。

ルール3情報保管について

取得した情報は、安全に保管をしないといけません。
例えば、紙の名簿などは鍵のかかる引き出しで保管したりパソコンでのデータであればパスワードを設定しウィルス対策ソフトを入れたりなどです。
また、トラブル回避の為にも不要になったデータは定期的に消去するようにしましょう。

これらのルールはチーム運営に関わるスタッフ全員が認識すべきルールになります。
それと同時に団員やその保護者などにも個人情報を私的に使ったり他者に知らせたりすることのないように徹底するようにしましょう。
日頃から注意し合うようにすると良いかと思います。

こんな時はどうする？連絡先を教える時は注意しよう

では、このような場合連絡先を教えてもいいのでしょうか。

例）

個人情報を緊急連絡や大会参加登録に利用することを告げて本人と保護者の氏名、住所、電話番号、メールアドレスを表計算ソフトで管理をしています。
県大会で優秀な成績を収めたので有名私立中学の監督からある子供と保護者と連絡を取りたいと言う連絡を受けました。

このようなことは、現場でよくあるのではないでしょうか。
では、この場合勝手に連絡先を教えてもいいのでしょうか。
結論から言うと勝手に連絡先を教えてはいけません。

この場合、私立中学の監督への情報提供が利用目的の範囲外になるからです。
さらに第三者への個人情報譲渡にも該当をしてしまいます。
選手の為と思っていても連絡先を勝手に教えることはできないのです。

事前に保護者と連絡を取り承諾を得る必要があります。
もちろん、本人が連絡を拒否した場合は教えることはできません
了承を得て情報を提供した場合でも中学監督の氏名などを記録・保存しておく必要があります。

または、中学監督の連絡先を聞いていて、必要があれば保護者から連絡を取るようにすると言うのも良いでしょう。
この場合は、記録・保存などの義務は発生しないようです。

手間や礼儀との兼ね合いで連絡の段取りを検討するといいのではないでしょうか。

スポーツ現場での情報漏洩などのトラブルを起こさない為に個人情報保護法についてしっかりと理解をしておきましょう。